Depuis le début de l’année, une question revient dans presque tous nos échanges avec des dirigeants de PME : « Est-ce que je suis en règle avec Peppol ? ». Et souvent, une deuxième suit : « Mon logiciel actuel peut-il le faire, ou dois-je tout changer ? ».
La facturation électronique obligatoire est l’un des changements administratifs les plus importants de ces dernières années pour les entreprises belges. Bonne nouvelle : bien préparée, elle peut aussi devenir l’occasion de simplifier toute votre chaîne de facturation. Voici l’essentiel, sans jargon.
En bref
- Depuis le 1er janvier 2026, les factures entre entreprises belges assujetties à la TVA doivent être des factures électroniques structurées, échangées via le réseau Peppol.
- Un PDF envoyé par e-mail n’est pas une facture électronique au sens de la loi.
- Les amendes prévues vont de 1 500 € à 5 000 € en cas d’infractions répétées.
- Des avantages fiscaux existent pour amortir le coût des solutions.
Ce qui a changé le 1er janvier 2026
Jusqu’à fin 2025, envoyer une facture électronique supposait l’accord de votre client. Depuis le 1er janvier 2026, la règle s’est inversée dans les relations B2B entre assujettis à la TVA établis en Belgique : l’émission et la réception de factures électroniques structurées sont devenues la norme, et un assujetti ne peut plus refuser de recevoir une facture électronique.
Concrètement, cela concerne la grande majorité des sociétés et des indépendants qui facturent d’autres entreprises. Selon les chiffres communiqués par le SPF Finances à la presse à la mi-juillet 2026, près de 89 % des entreprises belges assujetties à la TVA étaient déjà connectées au réseau, soit plus d’un million d’entreprises.
Certaines situations particulières font l’objet de règles spécifiques. Si votre activité sort du cadre classique (régime de franchise, activités exemptées, clients à l’étranger, particuliers…), faites le point avec votre comptable : c’est la meilleure façon d’éviter une mauvaise surprise.
Qu’est-ce qu’une facture électronique « structurée » ?
C’est le point qui crée le plus de confusion. Une facture électronique structurée n’est pas un document à lire, mais un fichier de données (au format XML, selon une norme européenne) que le logiciel de votre client peut lire et importer automatiquement : numéro de TVA, lignes de facture, montants, taux de TVA, échéance…
- Un PDF envoyé par e-mail : ce n’est pas une facture électronique au sens de la nouvelle obligation.
- Un scan ou une photo : non plus.
- Un fichier structuré transmis via Peppol : oui, c’est ce qui est attendu.
Pour vous, la différence est surtout visible en amont : c’est votre logiciel de facturation (ou de comptabilité) qui doit être capable de produire ce fichier et de l’envoyer sur le réseau.
Peppol, comment ça fonctionne ?
Peppol est un réseau européen sécurisé d’échange de documents électroniques. On peut le comparer au réseau téléphonique : peu importe votre opérateur, vous pouvez appeler n’importe qui. Ici, chaque entreprise passe par un point d’accès (un prestataire certifié), et les points d’accès communiquent entre eux.
- Vous créez la facture dans votre logiciel.
- Le logiciel la convertit au format structuré et la transmet à votre point d’accès.
- Le point d’accès de votre client la reçoit et la dépose dans son logiciel.
En Belgique, votre entreprise est identifiée sur le réseau grâce à son numéro d’entreprise (BCE). Dans la plupart des cas, vous n’avez pas à contracter directement avec un point d’accès : c’est votre éditeur de logiciel de facturation ou de comptabilité qui s’en charge.
Quelles sanctions en cas de non-respect ?
Le cadre légal prévoit des amendes administratives progressives :
| Infraction | Amende prévue |
|---|---|
| Première infraction | 1 500 € |
| Deuxième infraction | 3 000 € |
| Infractions suivantes | 5 000 € |
Une période de tolérance de trois mois avait été annoncée pour le début de l’année 2026. Début août 2026, le SPF Finances indiquait à la presse privilégier encore le dialogue et n’avoir infligé aucune amende. Ne vous y fiez pas pour autant : une tolérance n’est pas une exemption, et une facture non conforme peut aussi poser problème à votre client pour la déduction de la TVA.
Les aides fiscales à connaître
Pour encourager la transition, deux mesures fiscales ont été prévues :
- une déduction pour investissement de 20 % pour certains investissements dans la digitalisation, depuis le 1er janvier 2025 ;
- pour les périodes imposables 2024 à 2027, une déduction majorée de 120 % du surcoût lié à la facturation électronique, pour les petites sociétés et les indépendants qui utilisent un logiciel par abonnement (ce surcoût doit apparaître séparément sur la facture du fournisseur).
Les conditions exactes dépendent de votre situation : votre comptable pourra vous dire ce qui s’applique à vous.
Comment s’équiper : trois situations fréquentes
1. Vous utilisez déjà un logiciel de comptabilité ou de facturation
C’est le cas le plus simple. La plupart des solutions du marché ont intégré l’envoi et la réception via Peppol. Vérifiez que l’option est bien activée pour votre compte, que votre entreprise est enregistrée sur le réseau et faites un test avec un client ou un fournisseur.
2. Vous facturez avec Word, Excel ou un outil « maison » simple
C’est le moment de passer à un outil adapté. Un logiciel de facturation connecté à Peppol vous fera gagner du temps dès le premier mois : numérotation automatique, relances, export vers le comptable, réception des factures fournisseurs directement dans l’outil.
3. Vos factures sont générées par un logiciel métier ou une plateforme sur mesure
Devis, bons de travail, abonnements, commandes en ligne : beaucoup d’entreprises produisent leurs factures depuis un outil spécifique (ERP, CRM, plateforme e-commerce, logiciel de chantier…). Dans ce cas, deux options :
- exporter les factures vers votre logiciel comptable, qui se charge de l’envoi Peppol ;
- ou connecter directement votre outil à un point d’accès Peppol via son API, pour un envoi automatique dès la validation de la facture.
La seconde option est souvent la plus confortable à l’usage, car elle supprime toute double saisie. C’est typiquement le genre d’intégration que nous réalisons dans le cadre de nos projets de développement de logiciel sur mesure.
Votre checklist en 7 points
- Vérifiez avec votre comptable si votre entreprise est concernée et sous quelles conditions.
- Faites l’inventaire de tous les outils qui émettent des factures dans votre entreprise.
- Confirmez que votre logiciel de facturation est compatible Peppol et que l’option est active.
- Vérifiez que votre entreprise est bien enregistrée et joignable sur le réseau.
- Envoyez une facture test à un partenaire de confiance et demandez-lui de confirmer la bonne réception.
- Organisez la réception : qui reçoit les factures fournisseurs, où, et comment sont-elles validées ?
- Pour vos outils métier, prévoyez l’export ou l’intégration directe avec un point d’accès.
Une contrainte… et une opportunité
Bien mise en place, la facturation électronique réduit les erreurs de saisie, accélère les paiements et facilite le travail du comptable. C’est aussi souvent le déclencheur d’une réflexion plus large : pourquoi ressaisir dans trois outils différents une information qui pourrait circuler automatiquement ?
Si vous vous posez la question pour votre entreprise, parlons-en : nous pouvons vous aider à faire le point sur vos outils et à connecter votre logiciel métier au réseau Peppol.
Sources : UCM — E-facturation obligatoire à partir de 2026 ; La Libre / Belga — Pas encore d’amende pour les sociétés non inscrites (3 août 2026) ; Partena Professional — Peppol : la période de tolérance est arrivée à échéance. Cet article est informatif et ne remplace pas l’avis de votre comptable.
